Licentiemodellen zijn een doolhof. Verkeerde beslissingen kunnen forse financiële gevolgen hebben. Waar moeten afnemers van software op letten?
Tekst: Alfred Monterie Beeld: SHUTTERSTOCK
Regelmatig veranderen softwareleveranciers als Microsoft, Oracle en SAP de manier waarop klanten hun licenties kunnen verkrijgen. Hierdoor is het soms niet meer mogelijk om bestaande licentiemodellen te verlengen. Gebruikers moeten dan overstappen naar een nieuw, vaak duurder licentiemodel. Ook na overnames gaat regelmatig het mes in de licentiemodellen. De inlijving van VMware door Broadcom leidde bijvoorbeeld tot veel commotie. Klanten krijgen dan weinig tijd om zich voor te bereiden op de veranderingen.
Daarom is het belangrijk om te begrijpen hoe licentiemodellen een organisatie beïnvloeden. Dat gaat niet alleen over de manier waarop bedrijven licenties aanschaffen, maar ook over hun plannen voor digitale groei. Computable vroeg BeSharp Experts, een onafhankelijk consultancybedrijf dat gespecialiseerd is in contractonderhandelingen en software licentie-optimalisatie, naar tips en adviezen om licentiekosten te verlagen, risico’s te beperken en ruimte te creëren voor innovatie. Managing partners Kevin Pastor (sales en marketing) en Wim Zuman (services) putten uit hun rijke ervaring.
TIP 1
Betrek de it-inkopers in een vroeg stadium bij de aanschaf van software
Bij it-projecten wil de inkoop nog weleens worden overgeslagen. Zeker als het gaat om de software en hoe je dat binnen een bedrijf het beste kunt inzetten, is dat gevaarlijk. Leveranciers als Microsoft weten daar handig gebruik van te maken. De it-mensen zijn vaak vol passie over de it-roadmap en hoe snel het allemaal wordt geïmplementeerd. Als de inkoop niet voldoende kennis heeft en zich in dat proces laat leiden door de it-afdeling, staat de inkoop op achterstand. De sales teams praten graag met de it-directeuren en andere functionarissen verantwoordelijk voor de it. Ze krijgen dan een goed idee van wat de klant gaat afnemen. Dat ligt dan al grotendeels vast. Als de it-inkoper aan de beurt komt, is het vaak te laat. Wanneer de leverancier een goed beeld heeft van wat de klant gaat gebruiken en zeker nodig heeft, kan hij rustig achterover gaan leunen.
TIP 2
Zorg dat de leverancier geen informatievoorsprong krijgt
Als de vendor de roadmap kent en weet waar de klant echt behoefte aan heeft, staat hij relatief sterk in een eventueel onderhandelingsproces. Waarom zou de leverancier de klant nog kortingen of betere voorwaarden geven? Externe adviseurs zoals die van BeSharp Experts kijken welke behoeften klanten vanuit hun business hebben. Ze proberen erachter te komen, mede geholpen door eerdere inkooptrajecten, wat de klant daadwerkelijk gaat gebruiken. Begrip van de roadmap is daarbij belangrijk. Om het onderste uit de kan te kunnen halen moet je al vroeg een realistisch beeld hebben van de klantbehoefte. Alleen zo kan je het opnemen tegen een leverancier die bij de klant allerlei deuren weet te openen. Sommige vendors weten heel geraffineerd overal contacten te leggen. Ze proberen een informatievoorsprong te krijgen. Dat lukt vaak wonderwel goed wanneer mensen binnen het bedrijf alle ins en outs van de it-roadmap aan de leverancier toevertrouwen.
‘Opschaling is qua licenties vaak helemaal niet zo gemakkelijk als cloudproviders beweren’
Kevin Pastor, Managing partner Besharp Experts
TIP 3
Zorg dat intern alle neuzen dezelfde kant opstaan
Leveranciers nodigen graag de ceo van een belangrijke klant uit voor een partijtje golf. Ook hebben ze er een handje van om techneuten op de achtergrond warm te maken voor bepaalde software. Op alle niveaus worden contacten gelegd. Voorkom dat verschillende afdelingen door de klant worden beïnvloed en met eigen wensenlijstjes komen. Laat je niet uit elkaar spelen en zorg voor één strategisch verhaal naar de leverancier. Daarom raadt BeSharp Experts aan om tijdens het onderhandelingsproces een ‘radiostilte’ richting bijvoorbeeld Microsoft in te lassen. Vraag alle stakeholders binnen de eigen organisatie zich daaraan te houden. Eén centraal contactpunt voorkomt dat iedereen informatie gaat delen. Want die informatie kan tijdens onderhandelingen weer tegen je worden gebruikt.
TIP 4
Houd bij bepaalde licenties rekening met schaalproblemen
Opschaling is qua licenties vaak helemaal niet zo gemakkelijk als cloudproviders beweren. Bedrijven worden haast gedwongen een voorraadje licenties aan te leggen voor het geval er meer nodig is. Pay-as-you-go is dikwijls een fabeltje. De klant betaalt zelden exact voor wat hij gebruikt. Als het aantal werknemers met een bepaald profiel groter is dan voorzien, is het bijbestellen van licenties doorgaans geen kwestie van even op een knop drukken. Soms gaat dat heel lastig. Volgens BeSharp Experts is het hebben van te veel licenties de regel. Juist om die reden laat Microsoft in cloudomgevingen geen audits meer bij klanten doen, waar dat vroeger in onpremise omgevingen wel het geval was als Microsoft meende dat er te weinig licenties waren aangeschaft. Met de komst van software-as-a-service veranderde dat omdat je met saas veel moeilijker of zelfs in veel gevallen onmogelijk te weinig licenties kan hebben. Dit wordt namelijk door de producent bijgehouden in de cloud. De licentierechten moeten worden toegekend. Afnemers worden meer afhankelijk en uiteindelijk is de klant vaak duurder uit. Abonnementen worden duurder. Veel bedrijven hebben op dit gebied geen exit-strategie. Bovendien zijn op veel markten monopolies ontstaan. Dus ook al kan je stoppen, waar moet je dan naar toe?
‘Veel bedrijven laten zich adviseren door partijen die belang hebben bij de contracten die worden afgesloten’
Wim Zuman, Managing partner Besharp Experts
TIP 5
Wees voorzichtig met het vragen van advies
Volgens BeSharp Experts laten veel bedrijven zich adviseren door partijen die belang hebben bij de contracten die met bijvoorbeeld Microsoft, Oracle of IBM worden afgesloten. Dit gebeurt met name als die adviseurs uiteindelijk ook de spullen gaan leveren of de boel installeren. Die verdienen linksom of rechtsom en direct of indirect allemaal aan het leveren van die licenties of het installeren van de software. Op zichzelf is die ondersteuning prima. Maar die partijen hebben wel belang bij de licenties en contracten die worden afgesloten. Een goed advies aan de klant kan hun omzet kosten. Onderzoek dus welke geldstromen er lopen tussen de adviesclub en de softwarefabrikant.
TIP 6
Doe regelmatig een check op de omgeving van Microsoft
Microsoft wil alle software graag in uitgebreide bundels verkopen. Bekijk of al die functionaliteit wel nodig is. Vaak zijn er alternatieve oplossingen die beter aansluiten bij de behoeften. Een algemene check op de hele Microsoft365 suite kan zeer lonend zijn. Zo komen dubbele licenties bij gebruikers regelmatig voor. Soms worden licenties onterecht toegekend aan functionele accounts zoals inkoop@bedrijf.nl terwijl je in de meeste gevallen licenties alleen hoeft toe te kennen aan accounts van ‘vlees en bloed’. Daarnaast zijn licenties vaak nog steeds toegewezen aan medewerkers die al lang uit dienst zijn. BeSharp Experts is ervan overtuigd dat bedrijven eerder te veel dan te weinig licenties hebben. Vroeger kon je softwarepakketten meermalen installeren. Maar bij abonnementen gaat dat niet.
